Loven inneholder altså ikke varige lovendringer, men skal bidra til at kommuner og IKS kan avvikle møter og vedta saker selv om man av smittevernhensyn ikke kan møtes fysisk.
Midlertidig adgang til fjernmøter i IKS til 15. september
- Representantskapet, styret og avviklingsstyret i IKS kan med hjemmel i den nye loven § 5 avholde fjernmøter ved hjelp av elektroniske virkemidler frem til 15. september.
- Samfunnsbedriftene (tidligere KS Bedrift) har arbeidet aktivt inn mot Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) får å få denne adgangen på plass. Mange av IKS-ene har vært bekymret for planlagte møter i representantskapet våren 2020 der årsregnskapet og årsberetningen for 2019 skal vedtas i samsvar med lovbestemte frister. Det er heller ingen tvil om at styrene har behov for å avvikle sine styremøter elektronisk i tiden fremover.
- IKS-et må selv avgjøre hvilken digitale plattform som skal brukes ved fjernmøtene. Det kan være ulikheter mellom løsningene mht. hvordan personvernet er ivaretatt. Plattformer som er utviklet/eies av Microsoft (som Skype) skal etter vår erfaring være i samsvar med GDPR og personopplysningsloven, men det kan være grunn til å gjøre en nærmere vurdering.
- Adgangen til fjernmøter i IKS er midlertidig. Samfunnsbedriftene arbeider for at adgangen til elektronisk kommunikasjon og fjernmøter for representantskapet og styret skal inntas som en permanent ordning i IKS-loven, slik det er i aksjeloven, og vi vil følge opp med ytterligere skriftlige innspill til KMD om dette.
Fristforlengelse til 15. september – årsregnskaper og årsberetning
- Lovforslaget gir § 27-selskaper og kommunale foretak (KF) forlenget frist til 15. september 2020 for å vedta årsregnskapet og årsberetning.
- Dette henger sammen med at fristene for å avlegge revisjonsberetningen for årsregnskap og årsberetning for 2019 utsettes med to måneder til 15. juni 2020. Dermed må også fristene for å vedta dokumentene forlenges.
Adgangen til fjernmøter i KF må forlenges utover 1. august
- Adgangen til å holde fjernmøter for styret i KF-ene er fastsatt av KMD i Midlertidig forskrift om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner for å begrense spredning av Covid-19, § 1. Denne forskriften opphører imidlertid fra 1. august 2020.
- KS Bedrift har i høringssvaret til KMD bedt om at de kommunale foretakene (KF) må få utvidet adgangen til å avholde fjernmøter utover 1. august hvis fristforlengelsen til 15. september skal ha noen verdi. Mange av de kommunale havnene er organiserte som KF, og dersom revisjonsberetningen for foretaket ikke foreligger før 15. juni, vil foretaksstyrene fortsatt ha behov for fjernmøte etter 1. august for å kunne vedta disse dokumentene.