Det kan av og til være behov for å avvikle styremøte uten at styremedlemmene faktisk møtes, eller at alle er tilstede samtidig. Da kan telefonmøte eller lignende være hensiktsmessig.

Det har vært noe uklart om det er adgang til dette for interkommunale selskap (IKS). IKS-loven sier ikke noe om at et styremøte i et IKS må være et fysisk møte. Og både for aksjeselskaper og en del folkevalgte organ er det anledning til å ha telefonmøter, så lenge det innebærer en betryggende saksbehandling.

Krever god drøfting
Moderne teknologi gjør det mulig å ha en forsvarlig saksbehandling av styresaker uten at alle er tilstede samtidig, eller at man er fysisk samlet i møte. Det avgjørende er at styremedlemmene får drøfte saken og bli kjent med hverandres synspunkter før det eventuelt treffes vedtak.

Det kan for eksempel gjøres ved at saksdokumentene sendes ut på forhånd og medlemmene drøfter saken i en telefon- eller videokonferanse.

KS Bedrift har bedt Kommunal- og moderniseringsdepartementet om en tolkningsuttalelse om denne problemsstillingen. Departementet har nå konkludert med at det er adgang til å ha telefonmøter og lignende i et IKS.

Man kan ha for eksempel telefonmøter dersom det er nødvendig. Det er likevel viktig å minne om at de øvrige bestemmelsene i IKS-loven om gjennomføring av styremøte gjelder, og at det kun er i unntakstilfeller denne adgangen skal benyttes.

Se departementets svarbrev her