Anskaffelseslovens § 4 slår fast at: «Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.»
Forskriften § 7-1 på sin side slår fast at man har en dokumentasjonsplikt. Og at vesentlige forhold for gjennomføringen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.
Må kunne etterprøves
Oppdragsgiver må sikre at forhold som har betydning for konkurransen nedtegnes på en måte som er klar og tydelig. Da kan en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid lett sette seg inn hvordan prosessen har foregått og hvilke vurderinger som er gjort.
KS Bedrift Jus har flere ganger erfart at god dokumentasjon ikke bare ivaretar tredjeparts interesser, men også bidrar til å sikre at bedriftens egne interesser i innkjøpsprosessen er godt ivaretatt.